الوكيل

مـقدمــــــــــــة

ورد في قانون جامعة الشيخ عبد الله البدري المادة (18) البند (1) ان الوكيل يتم تعيينه من قبل رئيس المجلس بناءاً على توصية المدير من احد اعضاء هيئة التدريس او كبار الاداريين وذلك وفقاً لأحكام اللوائح.

وتقع تحت مظلته عدة ادارات تتمثل في الآتية:

ويتكون مكتب الوكيل من الوحدات التالية:

1/  المكتب التنفيذي

2/ وحدة التنفيذ والمتابعة (سيتم تفعيلها في حالة تمدد الجامعة واتساعها في المستقبل)

3/ المكتب السري

4/ وحدة النسخ

وكيل الجامعة:     

أ. يوسف عمر الحاج

مهام وكيل الجامعة :

  • يكون الوكيل مسئول لدى مدير الجامعة عن الاداء الاداري والمالي للجامعة وفقاً لاحكام النظم الاساسية واللوائح.
  • الاشراف على وضع الخطط والاستراتيجيات للادارات المختلفة واعادة هيكلتها والاشراف على تنفيذها
  • وضع الهيكل التنظيمي لادارات وكيل الجامعه المختلفة وتحديد صلاحياتها ومهامها
  • متابعة وتقويم سير الاداء الاداري والمالي الذي تقوم به الادارات التي تقع تحت مظلته .
  • يحتفظ الوكيل بخاتم الجامعة العام وبسجل خاص لكل ممتلكات الجامعة ويقدم تقرير سنوي حولها لمدير الجامعة
  • الاشراف على اعداد ميزانية الجامعة ووضع الموازانة العامة للجامعة.
  • يعرض ميزانية الجامعة على اللجنة التنفيذية والمالية لمناقشتها ومن ثم عرضها على مجلس الجامعة لاجازتها
  • مقرر مجلس الجامعة والمدون لوقائع الجلسات وقرارات المجلس
  • متابعة تنفيذ القرارات ويخطر المجلس بالنتائج
  • تقديم التقارير المالية والادارية للمجلس واللجنة التنفيذية والمالية
  • يحتفظ بسجل الوظائف واسماء شاغليها من اعضاء هيئة التدريس ومساعديهم ومدرسين فنيين وتقنيين وموظفين وعمال وحرس
  • يحتفظ بأموال الجامعة في المصارف واخطار المجلس بارصدتها
  • يحتفظ بسجل التعاقدات المبرمة مع الجهات الخارجية واخطار المجلس بها
  • يرأس لجنة تعيينات وترقيات الموظفين والعمال والحرس الجامعي أو يفوض من يقوم بذلك نيابة عنه
  • يرأس لجنة العطاءآت
  • يرأس لجنة الاستثمار
  • يوقع على الشيكات الصادرة من الجامعة كتوقيع أول
  • يوقع على العقود المبرمة والاطراف الاخرى باعتباره ممثل الجامعة ويحق له تفويض من يقوم مقامه في التوقيع نيابة عنه
  • يصدق على صرف الأموال وتحصيل الايرادات المحددة في ميزانية الجامعة.
  • الاشراف على مديري الادارات وتقييم ادائهم والتصديق على اجازاتهم السنوية.
  • يصادق على صرف الحوافز الاضافية للعاملين حسب ادائهم وانجازاتهم والمساهمات الاجتماعية للعاملين وفق الحوجة الماسة.
  • يصادق على تعيينات الموظفين والعمال والحرس الجامعي حسب النظم واللوائح.
  • يصادق على ترقيات الموظفين والعمال والحرس الجامعي حسب توصية لجنة الترقيات
  • يصادق على توصيات لجان المحاسبة للموظفين والعمال والحرس الجامعي
  • يعتمد تقارير الحسابات الشهرية والسنوية عن الاداء الفعلي
  • متابعة تقارير المراجع الداخلي عن سير الاداء المالي ويوجه بتصحيح التجاوزات والاخطاء
  • اعتماد تقارير اداء الموظفين والعمال والحرس الجامعي ويحق له يفوض من ينوب عنه في اعتماد التقارير
  • اي مهام اخرى يكلفه بها مدير الجامعة.

المدير التنفيذي لمكتب الوكيل

             يكون لوكيل الجامعة مدير مكتب تنفيذي من ذوي الخبرة و يكون مسئول لدي وكيل الجامعة عند اداء المهام التالية:

  • الاشراف على الاداء الاداري لمكتب وكيل الجامعة
  • مساعد وكيل الجامعة في اداء مهامه الاداية والمالية والتنظيمية
  • يقوم ببعض المهام التي يفوضه بها وكيل الجامعة
  • مقرراً لكل اللجان بمكتب وكيل الجامعة
  • الاشراف على كل المكاتبات الصادرة والواردة ومتابعة تحويلها لجهات الاختصاص أو الرد عليها وفقاً لتوجيهات وكيل الجامعة
  • متابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات الصادرة من الوكيل عبر وحدة المتابعة والتنفيذ.
  • اعداد المذكرات والتقارير التي يكلفه بها الوكيل
  • الاشراف على اعمال المكتب السري
  • التوقيع على استحقاقات المكتب ومخاطبة وكيل الجامعة في ذلك
  • برمجة اجازات الموظفين والعمال التابعين لمكتب وكيل الجامعة
  • الدعوة لاجتماعات مكتب الوكيل
  • الاشراف على مستندات وارشيف مكتب الوكيل
  • تقييم اداء الموظفين والعمال التابعين لمكتب الوكيل
  • متابعة حضور وانصراف الموظفين والعمال التابعين لمكتب الوكيل
  • اي مهام اخري يكلفه بها وكيل الجامعة.

مساعد المدير التنفيذي لمكتب الوكيل

يكون للمدير التنفيذي لمكتب الوكيل من ذوي الخبرة ويكون مسئول لدي المدير التنفيذي للوكيل عند أداء المهام التالية :

  • التحضير لاجتماعات الوكيل واي لجان اخري يكلف بها بالتنسيق مع مكتب السكرتاريه
  • متابعة القرارت الصادرة من اجتماعات الوكيل او اي لجان او اجتماعات تقع تحت مسئولية اعمال سكرتارية المكتب التنفيذي لمكتب الوكيل
  • اعداد المذكرات والتقارير التي يكلفه بها المدير التنفيذي لمكتب الوكيل
  • استلام الوارد من قسم المتابعة وتسليمه لمدير المكتب التنفيذي بعد تصنيفه
  • اي مهام اخرى يكلفه بها المدير التنفيذي لمكتب الوكيل

رئيس وحدة المتابعة والتنفيذ

يعين موظف ليكون رئيساً لوحدة المتابعة والتنفيذ ومسئول لدي مساعد المدير التنفيذي لمكتب الوكيل عند اداء المهام التالية:

  • الاشراف على طباعة جميع المكاتبات الصادرة من مكتب الوكيل
  • مسئول عن استلام الوارد وتسليمه لمساعد المدير  التنفيذي ومتابعة الصادر من المكتب (أعمال السيرك)
  • الالتزام بالحضور والانصراف وفق الدوام الرسمي
  • اي مهام اخرى يكلفه بها مساعد المدير التنفيذي لمكتب الوكيل

رئيس المكتب السري

يكون مسئول لدي المدير التنفيذي لمكتب الوكيل

المهام:

  • فتح الملفات السرية للموظفين والعمال والسائقين والحرس الجامعي
  • حفظ المستندات والمكاتبات الواردة اليه من جهات الاختصاص
  • حوسبة وارشفة الملفات السرية
  • المحافظة على سرية المعلومات وعدم منح اي معلومة الا بواسطة رئيسه المباشر
  • استلام تقارير الاداء المعتمدة من الوكيل وحفظها بالملف واصدار افادة لادارة الموارد البشرية لمنح العلاوة السنوية والترقيات
  • مد لجان الترقيات بالملفات السرية مكتملة ومتابعة اعادتها
  • استلام وحفظ محاضر لجان التحقيق والمحاسبة
  • الاشراف على الموظفين بالقسم وضبط حضورهم وانصرافهم وتقييم ادائهم
  • برمجة اجازات العاملين بالقسم
  • اللاتزام بالحضور والانصراف وفق الدوام الرسمي
  • اي اعمال اخرى يكلفه بها مدير المكتب التنفيذي للوكيل

سكرتارية مكتب وكيل الجامعة

يكون لمكتب الوكيل سكرتير من ذوي الخبرة مهامه كالتالى :

  • أدارة وتنظيم وحفظ الملفات وفقاً للاسس العلمية السليمة
  • الطباعة على الحاسب الآلي حسب نوع المستند وتصوير المستندات
  • ادارة اعمال المكتب من استلام المراسلات الواردة عبر البريد الالكتروني او الفاكس او صندوق البريد وتوزيعها للجهات المعنية في التوقيت المناسب بالتنسيق مع قسم المتابعة والتنفيذ وارسال الخطابات الصادرة للجهات المعنية خارج الجامعة عبر الوسائل المذكورة أعلاه.
  • القيام بمهام موظف العلاقات العامة في استقبال الضيوف وتحديد المواعيد لمقابلة الوكيل عبر مدير المكتب التنفيذي والرد على الهاتف
  • تنظيم جدول احتماعات الوكيل والتنبيه بمواعيد الاجتماعات والإعداد لهذه الاجتماعات بكل ما يلزم من مستندات ووقائع ومعدات.
  • كتابة احتياجات المكتب من أدوات مكتبية ومواد ضيافة وغيرها
  • المحافظة على اسرار العمل
  • الإلتزام بالحضور والانصراف وفق الدوام الرسمي
  • اي مهام اخرى يكلفه بها رئيسه المباشر

وحدة النسخ وصيانة الالآت:

مهام الوحدة:

  1. العمل على التجهيز المبكر وصناعة كراسة الإجابة للامتحانات لكافة الكليات بالجامعة
  2. طباعة استمارات التسجيل وطباعة المراجع لبعض الكليات ونتائج الامتحانات.
  3. صيانة ماكينات التصوير والطابعات الكمبيوترية حسب المواصفات الفنية والتقنية المطلوبة ولقد وفرت كافة متطلبات الصيانة من مواد تشغيل وقطع غيار مع مرعاه الجودة في الاختيار.
  4. مراجعة كل ماكينات التصوير والطابعات والناسخات وما تحتاجه لمجابهة فترة الامتحانات.
  5. حصر الطابعات وماكينات التصوير والماسحات الضوئية في الجامعة.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *